บันทึกบทสนทนาบนพีซี
เลือกแหล่งเสียงระบบและไมโครโฟนที่ต้องการรวมไว้ในไฟล์บันทึก เลือกตำแหน่งจัดเก็บไฟล์ แล้วเริ่มเมื่อทุกคนได้รับแจ้งหรือให้อนุญาตตามที่กำหนด เนื่องจากบันทึกที่ชั้นเสียงของ Windows ขั้นตอนนี้จึงรองรับรูปแบบการประชุมและการโทรได้หลากหลายโดยไม่ต้องเพิ่มผู้เข้าร่วมที่มองเห็นได้ในห้อง
สถานะการบันทึกที่ชัดเจนและตัวควบคุมหยุดที่ใช้ง่ายสำคัญพอ ๆ กับปุ่มเริ่ม หยุดชั่วคราวเมื่อบทสนทนาออกนอกวัตถุประสงค์ที่ตกลงกัน และแจ้งผู้ที่เข้าร่วมภายหลังก่อนดำเนินการต่อ
สร้างข้อความถอดเสียงในเครื่องที่ค้นหาได้
เมื่อหยุดบันทึก ระบบถอดเสียงภายในเครื่องจะเปลี่ยนเสียงเป็นข้อความที่แก้ไขได้ ข้อมูลเวลาช่วยให้ย้อนกลับไปฟังเสียงต้นฉบับได้ง่ายขึ้น ส่วนป้ายกำกับผู้พูด 1 และผู้พูด 2 ซึ่งเลือกใช้ได้ จะช่วยจัดโครงสร้างบทสนทนาหลายคนโดยไม่พยายามระบุตัวบุคคล
ตรวจชื่อ ตัวเลข คำศัพท์เฉพาะทาง และการตัดสินใจสำคัญเทียบกับเสียง ข้อความถอดเสียงเป็นเครื่องมือช่วยทำงาน ไม่ใช่บันทึกที่ถูกต้องเสมอ โดยเฉพาะเมื่อผู้พูดพูดทับกันหรือห้องมีเสียงดัง
จบการประชุมพร้อมข้อสรุป ไม่ใช่แค่ไฟล์บันทึก
สร้างสรุปสั้น ดึงรายการงาน และตั้งชื่อเซสชันที่สื่อความหมาย เก็บข้อความถอดเสียงฉบับเต็มไว้ใกล้มือเมื่อรายละเอียดมีความสำคัญ และแก้ไขบันทึกย่อก่อนส่งให้กลุ่ม
กฎหมายการบันทึกและกฎในที่ทำงานแตกต่างกัน VTA Dictate มีเครื่องมือสำหรับบันทึกและจัดระเบียบ ส่วนผู้ใช้งานยังคงต้องรับผิดชอบในการขออนุญาตและใช้ไฟล์ที่ได้อย่างเหมาะสม