Leg het gesprek vast op je pc
Selecteer de systeem- en microfoonaudiobronnen die in de opname thuishoren, kies waar het bestand wordt opgeslagen en start zodra iedereen de vereiste kennisgeving heeft ontvangen of toestemming heeft gegeven. Omdat de opname in de audiolaag van Windows plaatsvindt, kan de workflow veel vergader- en gespreksinstellingen ondersteunen zonder een zichtbare deelnemer aan het gesprek toe te voegen.
Een duidelijke opnamestatus en een goed bereikbare stopknop zijn net zo belangrijk als de startknop. Pauzeer wanneer het gesprek buiten het afgesproken doel komt en informeer deelnemers die later aansluiten voordat je doorgaat.
Maak een doorzoekbaar lokaal transcript
Na afloop wordt de opname lokaal omgezet in bewerkbare tekst. Met tijdstempels ga je gemakkelijker terug naar de oorspronkelijke audio. Optionele labels als Spreker 1 en Spreker 2 geven structuur aan gesprekken met meerdere personen zonder te proberen afzonderlijke personen te herkennen.
Controleer namen, getallen, vaktaal en belangrijke besluiten aan de hand van de audio. Een transcript is een werkhulpmiddel, geen onfeilbaar verslag, vooral wanneer mensen door elkaar praten of de ruimte rumoerig is.
Vertrek met de besluiten, niet alleen met de opname
Maak een korte samenvatting, haal actiepunten uit het gesprek en geef de sessie een bruikbare titel. Houd het volledige transcript bij de hand wanneer een detail belangrijk is en bewerk de notities voordat je ze naar de groep verstuurt.
Wetgeving voor opnamen en werkplekregels verschillen. VTA Dictate biedt hulpmiddelen om op te nemen en te ordenen; de gebruiker blijft verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming en passend gebruik van de resulterende bestanden.