ระบุสถานการณ์ทั้งหมด
ระบุตำแหน่งของผู้เข้าร่วมทุกคน และระบุว่าการโต้ตอบเป็นสายโทรศัพท์ การประชุมวิดีโอ บทสนทนาต่อหน้า การติดต่อลูกค้า การสนทนาในที่ทำงาน บทสัมภาษณ์ ห้องเรียน การให้บริการสุขภาพ หรือบริบทอื่น บันทึกว่าใครเป็นผู้ควบคุมการบันทึก ใครควบคุมองค์กร และจะจัดเก็บกับใช้ไฟล์บันทึกที่ใด
กฎที่ใช้กับการดักรับสายอาจไม่ได้ตอบคำถามด้านความเป็นส่วนตัว การจ้างงาน หน้าที่ทางวิชาชีพ ความลับ การคุ้มครองข้อมูล หรือการรับฟังเป็นพยานหลักฐาน การประชุมข้ามพรมแดนอาจเกี่ยวข้องกับกฎหมายมากกว่าหนึ่งระบบ
ทำให้การขออนุญาตมีข้อมูลครบถ้วนและมองเห็นได้
อธิบายว่าจะมีการบันทึกและประมวลผลอัตโนมัติ วัตถุประสงค์ ผู้ที่เข้าถึงผลงานได้ ระยะเวลาที่ตั้งใจเก็บ และอาจมีการแชร์หรือไม่ ขอความยินยอมในรูปแบบที่บริบทกำหนด และเสนอทางเลือกที่สมเหตุสมผลเมื่อนโยบายหรือกฎหมายเรียกร้อง แจ้งผู้ที่เข้าร่วมภายหลังด้วย
ไอคอนของแพลตฟอร์ม เสียงแจ้งเตือนของซอฟต์แวร์ หรือประกาศเป็นลายลักษณ์อักษรในปฏิทินช่วยสนับสนุนการแจ้งได้ แต่ไม่ควรถือว่าเพียงพอในทุกพื้นที่ ความเงียบไม่ใช่กลยุทธ์ขอความยินยอมที่ปลอดภัยและใช้ได้สากล
บันทึกให้น้อยลงและเก็บไว้ไม่นานเกินจำเป็น
หยุดบันทึกก่อนเริ่มการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องหรือละเอียดอ่อน หลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลการชำระเงิน รหัสผ่าน บทสนทนาส่วนตัว หน้าจอลูกค้า หรือรายละเอียดด้านสุขภาพและกฎหมายเกินวัตถุประสงค์ที่ตกลง จำกัดการเข้าถึงไฟล์บันทึกและข้อความถอดเสียงไว้เฉพาะผู้ที่จำเป็น
กำหนดวันลบ คำนึงถึงสำเนาและข้อมูลสำรอง และให้ช่องทางง่ายๆ สำหรับแจ้งข้อผิดพลาดในบันทึกหรือข้อความถอดเสียง บทสรุปที่สร้างขึ้นอาจไม่ถูกต้องและไม่ควรกลายเป็นบันทึกทางการโดยไม่มีการตรวจสอบ
ใช้คำแนะนำในพื้นที่จากแหล่งที่น่าเชื่อถือ
เริ่มจากหน่วยงานกำกับดูแลหรือแหล่งข้อมูลภาครัฐสำหรับเขตอำนาจและภาคธุรกิจที่เกี่ยวข้อง ในสถานที่ทำงาน ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำทางกฎหมายและนโยบายที่ได้รับอนุมัติ สำหรับสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูง มีข้อพิพาท หรือข้ามพรมแดน ควรขอคำปรึกษาทางกฎหมายจากผู้มีคุณสมบัติก่อนบันทึก
การตั้งค่าซอฟต์แวร์ไม่สามารถเปลี่ยนการบันทึกที่ไม่ได้รับอนุญาตให้กลายเป็นการบันทึกที่อนุญาตได้ หากยังหาข้อสรุปไม่ได้ ให้หยุดบันทึก
ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น
คู่มือนี้ช่วยระบุคำถามที่ควรถาม แต่ไม่ได้ชี้ขาดว่ากฎหมายใดใช้กับการบันทึกกรณีใดกรณีหนึ่ง และไม่อาจใช้แทนคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม