Určete všechny okolnosti
Sepište místo, kde se nachází každý účastník, a zda jde o telefonní hovor, videokonferenci, osobní rozhovor, kontakt se zákaznickou podporou, diskusi na pracovišti, interview, výuku, zdravotní konzultaci nebo jiné prostředí. Poznamenejte, kdo bude nahrávání obsluhovat, kdo řídí organizaci a kde se bude nahrávka ukládat a používat.
Pravidlo vztahující se na odposlech hovoru nemusí řešit otázky soukromí, zaměstnání, profesních povinností, důvěrnosti, ochrany údajů nebo přípustnosti důkazů. Přeshraniční schůzky mohou podléhat více právním režimům.
Zajistěte informovaný a viditelný souhlas
Vysvětlete, že bude probíhat nahrávání a automatizované zpracování, uveďte účel, osoby s přístupem k výstupům, zamýšlenou dobu uchovávání a případné sdílení. Získejte souhlas ve formě vyžadované daným kontextem a tam, kde to vyžadují zásady či zákon, nabídněte přiměřenou alternativu. Informujte také lidi, kteří se připojí pozdě.
Ikona platformy, zvukové upozornění softwaru nebo písemné oznámení v kalendáři mohou informování podpořit, nelze však předpokládat, že budou všude dostačující. Mlčení není bezpečnou univerzální strategií získání souhlasu.
Nahrávejte méně a uchovávejte kratší dobu
Před nesouvisející nebo citlivou diskusí nahrávání pozastavte. Nezachycujte platební údaje, hesla, soukromé vedlejší rozhovory, obrazovky zákazníků ani zdravotní a právní údaje nad rámec dohodnutého účelu. Přístup k nahrávce a přepisu omezte na osoby, které je potřebují.
Stanovte datum smazání, započítejte kopie a zálohy a poskytněte lidem snadný způsob, jak upozornit na chyby v poznámkách či přepisech. Vytvořená shrnutí mohou být nepřesná a neměla by se bez povšimnutí stát oficiálními záznamy.
Používejte důvěryhodné místní zdroje
Začněte u regulačního orgánu nebo vládního zdroje pro příslušnou jurisdikci a odvětví. Na pracovišti dodržujte schválené právní poradenství a zásady. Před nahráváním ve vysoce rizikové, sporné nebo přeshraniční situaci si vyžádejte kvalifikovanou právní radu.
Nastavení softwaru nemůže změnit nepřípustné nahrávání na přípustné. Pokud pochybnosti nevyřešíte, nahrávání zastavte.
Pouze obecné informace
Tento průvodce pomáhá určit otázky. Neurčuje právní stav konkrétní nahrávky ani nenahrazuje radu kvalifikovaného odborníka.