Określ pełny kontekst sytuacji
Zapisz lokalizację każdego uczestnika i określ, czy chodzi o rozmowę telefoniczną, wideospotkanie, rozmowę osobistą, kontakt z obsługą klienta, dyskusję w pracy, wywiad, zajęcia, świadczenie opieki zdrowotnej czy inną sytuację. Zanotuj, kto będzie obsługiwać nagrywanie, kto zarządza organizacją oraz gdzie nagranie będzie przechowywane i wykorzystywane.
Przepis dotyczący przechwytywania rozmowy może nie rozstrzygać kwestii prywatności, zatrudnienia, obowiązków zawodowych, poufności, ochrony danych ani dopuszczalności dowodowej. Spotkania transgraniczne mogą podlegać więcej niż jednemu systemowi prawnemu.
Zadbaj o świadomą i widoczną zgodę
Wyjaśnij, że rozmowa będzie nagrywana i automatycznie przetwarzana, podaj cel, wskaż osoby mające dostęp do materiałów, planowany okres przechowywania oraz możliwość ich udostępnienia. Uzyskaj zgodę w formie wymaganej w danym kontekście i zapewnij rozsądną alternatywę, jeśli wymagają tego zasady lub prawo. Poinformuj też osoby, które dołączą później.
Ikona platformy, sygnał dźwiękowy programu lub pisemna informacja w kalendarzu mogą pomóc poinformować o nagrywaniu, ale nie należy zakładać, że wszędzie są wystarczające. Milczenie nie jest bezpieczną, uniwersalną metodą uzyskania zgody.
Nagrywaj mniej i przechowuj krócej
Wstrzymaj nagrywanie przed rozmową niezwiązaną z tematem lub dotyczącą poufnych kwestii. Nie rejestruj danych płatniczych, haseł, prywatnych rozmów pobocznych, ekranów klientów ani informacji zdrowotnych i prawnych wykraczających poza uzgodniony cel. Ogranicz dostęp do nagrania i transkrypcji do osób, które ich potrzebują.
Wyznacz datę usunięcia, uwzględnij kopie i kopie zapasowe oraz zapewnij prosty sposób zgłaszania błędów w notatkach lub transkrypcjach. Wygenerowane podsumowania mogą zawierać nieścisłości i nie powinny bez kontroli stawać się oficjalną dokumentacją.
Korzystaj z wiarygodnych lokalnych wytycznych
Zacznij od materiałów organu regulacyjnego lub instytucji rządowej właściwej dla danej jurysdykcji i branży. W miejscu pracy postępuj zgodnie z zatwierdzoną opinią prawną i obowiązującymi zasadami. Przed nagraniem w sytuacji wysokiego ryzyka, spornej lub transgranicznej uzyskaj poradę wykwalifikowanego prawnika.
Ustawienia oprogramowania nie sprawią, że niedozwolone nagrywanie stanie się dozwolone. Jeśli wątpliwości pozostają nierozstrzygnięte, przerwij nagrywanie.
Wyłącznie informacje ogólne
Ten poradnik pomaga określić właściwe pytania. Nie rozstrzyga, jakie prawo ma zastosowanie do konkretnego nagrania, ani nie zastępuje porady wykwalifikowanego specjalisty.