Individua tutti gli elementi della situazione
Elenca il luogo in cui si trova ogni partecipante e specifica se si tratta di una telefonata, una videoriunione, una conversazione in presenza, un contatto con l'assistenza clienti, una discussione sul lavoro, un'intervista, una lezione, una seduta sanitaria o un altro contesto. Annota chi effettuerà la registrazione, chi controlla l'organizzazione e dove la registrazione verrà conservata e utilizzata.
Una norma applicabile all'intercettazione di una chiamata potrebbe non rispondere alle questioni di privacy, rapporti di lavoro, doveri professionali, riservatezza, protezione dei dati o ammissibilità. Le riunioni transfrontaliere possono coinvolgere più ordinamenti giuridici.
Rendi il consenso informato e visibile
Spiega che avverranno la registrazione e l'elaborazione automatizzata, qual è lo scopo, chi può accedere ai materiali prodotti, per quanto tempo saranno conservati e se potranno essere condivisi. Ottieni il consenso nella forma richiesta dal contesto e offri un'alternativa ragionevole quando previsto dai criteri o dalla legge. Informa anche chi si unisce in ritardo.
Un'icona della piattaforma, un segnale acustico del software o un avviso scritto nel calendario possono contribuire a informare i partecipanti, ma non vanno considerati sufficienti in ogni luogo. Il silenzio non è una strategia di consenso universalmente sicura.
Registra meno e conserva per meno tempo
Metti in pausa prima di discussioni estranee allo scopo o delicate. Evita di acquisire dati di pagamento, password, conversazioni private a margine, schermate dei clienti o informazioni sanitarie e legali che esulano dallo scopo concordato. Limita l'accesso alla registrazione e alla trascrizione alle persone che ne hanno bisogno.
Stabilisci una data di eliminazione, considera copie e backup e offri alle persone un modo semplice per segnalare errori nelle note o nelle trascrizioni. I riepiloghi generati possono contenere inesattezze e non devono diventare automaticamente documenti ufficiali.
Consulta fonti locali autorevoli
Parti dall'autorità di regolamentazione o dalla fonte governativa competente per la giurisdizione e il settore interessati. Sul luogo di lavoro, segui i criteri approvati e le indicazioni dei consulenti autorizzati. Per situazioni ad alto rischio, controverse o transfrontaliere, richiedi una consulenza legale qualificata prima di registrare.
Le impostazioni del software non possono rendere lecita una registrazione non consentita. Se la questione resta irrisolta, interrompi l'acquisizione.
Solo informazioni generali
Questa guida aiuta a individuare le domande da porsi. Non stabilisce quale legge si applichi a una specifica registrazione e non sostituisce il parere di un professionista qualificato.