Identifica la situación completa
Anota la ubicación de cada participante y si la interacción es una llamada telefónica, una videoconferencia, una conversación presencial, un contacto de atención al cliente, una conversación laboral, una entrevista, una clase, una consulta sanitaria u otro contexto. Indica quién manejará la grabación, quién controla la organización y dónde se almacenará y utilizará la grabación.
Una norma aplicable a la interceptación de una llamada quizá no resuelva cuestiones de privacidad, empleo, deberes profesionales, confidencialidad, protección de datos o admisibilidad. En las reuniones transfronterizas puede intervenir más de un régimen jurídico.
Asegúrate de que el consentimiento sea informado y visible
Explica que se realizará una grabación y un procesamiento automatizado, con qué finalidad, quién podrá acceder a los archivos resultantes, cuánto tiempo se prevé conservarlos y si podrían compartirse. Obtén el consentimiento en la forma exigida por el contexto y ofrece una alternativa razonable cuando la política o la ley lo requieran. Informa también a quienes se incorporen tarde.
Un icono de la plataforma, un sonido del programa o un aviso escrito en el calendario pueden ayudar a informar, pero no debes suponer que bastan en todas partes. El silencio no es una estrategia universal segura para obtener consentimiento.
Graba menos y conserva durante menos tiempo
Pausa la grabación antes de una conversación ajena al tema o delicada. Evita capturar datos de pago, contraseñas, conversaciones privadas paralelas, pantallas de clientes o información sanitaria y jurídica que exceda la finalidad acordada. Limita el acceso a la grabación y la transcripción a quienes las necesiten.
Fija una fecha de eliminación, ten en cuenta las copias y las copias de seguridad y ofrece una forma sencilla de señalar errores en las notas o transcripciones. Los resúmenes generados pueden contener imprecisiones y no deben convertirse en registros oficiales sin que nadie lo advierta.
Consulta fuentes locales autorizadas
Empieza por el organismo regulador o la fuente gubernamental de la jurisdicción y el sector correspondientes. En el trabajo, sigue el asesoramiento jurídico y las políticas aprobadas. Ante una situación de alto riesgo, disputada o transfronteriza, obtén asesoramiento jurídico cualificado antes de grabar.
Los ajustes de un programa no pueden convertir una grabación no permitida en una permitida. Si la cuestión sigue sin resolverse, detén la captura.
Solo información general
Esta guía ayuda a identificar las preguntas pertinentes. No determina qué ley se aplica a una grabación concreta ni sustituye el asesoramiento de un profesional cualificado.