Определите все обстоятельства
Перечислите местонахождение каждого участника и характер взаимодействия: телефонный звонок, видеовстреча, очная беседа, обращение в службу поддержки, рабочее обсуждение, интервью, занятие, медицинская консультация или другая ситуация. Укажите, кто будет вести запись, какая организация её контролирует, а также где она будет храниться и использоваться.
Правило о перехвате звонка может не отвечать на вопросы конфиденциальности, трудовых отношений, профессиональных обязанностей, защиты данных или допустимости доказательств. На международные встречи могут распространяться несколько правовых режимов.
Получайте осознанное и явное разрешение
Объясните, что будут выполняться запись и автоматическая обработка, назовите цель, круг лиц с доступом к материалам, предполагаемый срок хранения и возможность их передачи. Получите согласие в форме, необходимой в этом контексте, и предложите разумную альтернативу, если этого требуют правила или закон. Сообщите о записи тем, кто присоединится позже.
Значок платформы, звуковой сигнал программы или письменное уведомление в календаре могут дополнять информирование, но нельзя считать, что их везде достаточно. Молчание не является универсальным и безопасным способом получения согласия.
Записывайте меньше и храните недолго
Приостанавливайте запись перед посторонним или конфиденциальным обсуждением. Не записывайте платёжные данные, пароли, частные параллельные беседы, экраны клиентов и медицинские или юридические сведения сверх согласованной цели. Предоставляйте доступ к записи и расшифровке только тем, кому они нужны.
Назначьте дату удаления, учтите копии и резервные копии и дайте людям простой способ сообщить об ошибках в заметках или расшифровках. Автоматически созданные резюме могут содержать неточности и не должны незаметно становиться официальными документами.
Используйте авторитетные местные рекомендации
Начните с материалов регулятора или государственного органа соответствующей юрисдикции и отрасли. На работе следуйте утверждённым юридическим рекомендациям и политике. Перед записью в ситуации повышенного риска, при споре или международном взаимодействии получите консультацию квалифицированного юриста.
Настройки программы не могут сделать недопустимую запись допустимой. Если вопрос не решён, остановите запись.
Только общая информация
Это руководство помогает выявить вопросы. Оно не определяет применимое право для конкретной записи и не заменяет консультацию квалифицированного специалиста.