पूरी परिस्थिति पहचानें
हर प्रतिभागी का स्थान और बातचीत का प्रकार सूचीबद्ध करें—टेलीफ़ोन कॉल, वीडियो मीटिंग, आमने-सामने बातचीत, ग्राहक सेवा संपर्क, कार्यस्थल चर्चा, इंटरव्यू, कक्षा, स्वास्थ्य सेवा सत्र या अन्य स्थिति। नोट करें कि रिकॉर्डिंग कौन चलाएगा, संगठन का नियंत्रण किसके पास है और रिकॉर्डिंग कहाँ रखी व इस्तेमाल की जाएगी।
कॉल इंटरसेप्ट करने पर लागू नियम गोपनीयता, रोज़गार, पेशेवर दायित्व, गोपनीय जानकारी, डेटा सुरक्षा या साक्ष्य-स्वीकार्यता के प्रश्नों का उत्तर आवश्यक नहीं कि दे। सीमा-पार मीटिंग में एक से अधिक कानूनी व्यवस्थाएँ लागू हो सकती हैं।
अनुमति को सूचित और स्पष्ट बनाएँ
समझाएँ कि रिकॉर्डिंग और स्वचालित प्रोसेसिंग होगी, उसका उद्देश्य क्या है, बनी सामग्री किसे उपलब्ध होगी, उसे कितने समय रखा जाएगा और क्या साझा किया जा सकता है। संदर्भ के अनुसार आवश्यक रूप में सहमति लें और नीति या कानून माँगे तो उचित विकल्प दें। देर से जुड़ने वालों को भी बताएँ।
प्लेटफ़ॉर्म आइकन, सॉफ़्टवेयर की ध्वनि या लिखित कैलेंडर सूचना जानकारी देने में सहायक हो सकती है, लेकिन उसे हर जगह पर्याप्त न मानें। चुप्पी को सहमति मानना सुरक्षित सार्वभौमिक तरीका नहीं है।
कम रिकॉर्ड करें और कम समय रखें
असंबंधित या संवेदनशील चर्चा से पहले रोकें। सहमत उद्देश्य से परे भुगतान डेटा, पासवर्ड, निजी अलग बातचीत, ग्राहक स्क्रीन या स्वास्थ्य और कानूनी विवरण कैप्चर न करें। रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्ट की पहुँच केवल ज़रूरत वाले लोगों तक सीमित रखें।
मिटाने की तारीख तय करें, कॉपी और बैकअप का हिसाब रखें और लोगों को नोट्स या ट्रांसक्रिप्ट की गलतियाँ बताने का आसान तरीका दें। बनाए गए सारांश गलत हो सकते हैं और उन्हें चुपचाप आधिकारिक रिकॉर्ड नहीं बनना चाहिए।
स्थानीय प्रामाणिक मार्गदर्शन इस्तेमाल करें
संबंधित क्षेत्राधिकार और सेक्टर के नियामक या सरकारी स्रोत से शुरू करें। कार्यस्थल में स्वीकृत कानूनी सलाह और नीति का पालन करें। अधिक जोखिम, विवाद या सीमा-पार परिस्थिति में रिकॉर्ड करने से पहले योग्य कानूनी सलाह लें।
सॉफ़्टवेयर सेटिंग्स किसी निषिद्ध रिकॉर्डिंग को अनुमत नहीं बना सकतीं। प्रश्न अनसुलझा हो तो कैप्चर रोक दें।
केवल सामान्य जानकारी
यह गाइड प्रश्न पहचानने में मदद करती है। यह किसी खास रिकॉर्डिंग के लिए कानून तय नहीं करती और योग्य पेशेवर की सलाह का स्थान नहीं लेती।