Identifikasi keseluruhan situasi
Catat lokasi setiap peserta dan jenis interaksinya: panggilan telepon, rapat video, percakapan tatap muka, kontak layanan pelanggan, pembahasan di tempat kerja, wawancara, ruang kelas, sesi layanan kesehatan, atau situasi lain. Catat pula siapa yang mengoperasikan perekaman, siapa yang mengendalikan organisasi, serta tempat rekaman akan disimpan dan digunakan.
Aturan yang berlaku untuk penyadapan panggilan belum tentu menjawab persoalan privasi, ketenagakerjaan, kewajiban profesi, kerahasiaan, perlindungan data, atau diterimanya bukti. Rapat lintas negara dapat melibatkan lebih dari satu sistem hukum.
Pastikan izin diberikan berdasarkan informasi yang jelas dan terlihat
Jelaskan bahwa perekaman dan pemrosesan otomatis akan dilakukan, tujuannya, siapa yang dapat mengakses hasilnya, rencana masa penyimpanan, dan kemungkinan pembagian data. Dapatkan persetujuan dalam bentuk yang diwajibkan oleh konteks dan sediakan alternatif yang wajar jika kebijakan atau hukum mengharuskannya. Beri tahu pula orang yang terlambat bergabung.
Ikon platform, bunyi perangkat lunak, atau pemberitahuan tertulis dalam kalender dapat membantu menyampaikan informasi, tetapi jangan dianggap cukup di semua tempat. Diam bukanlah strategi persetujuan universal yang aman.
Rekam lebih sedikit dan simpan lebih singkat
Jeda perekaman sebelum pembahasan yang tidak terkait atau sensitif. Hindari merekam data pembayaran, kata sandi, percakapan sampingan pribadi, layar pelanggan, atau detail kesehatan dan hukum di luar tujuan yang telah disepakati. Batasi akses ke rekaman dan transkrip hanya bagi orang yang memerlukannya.
Tetapkan tanggal penghapusan, perhitungkan salinan dan cadangan, serta sediakan cara mudah bagi orang untuk menandai kesalahan dalam catatan atau transkrip. Ringkasan yang dihasilkan dapat tidak akurat dan tidak boleh diam-diam dijadikan catatan resmi.
Gunakan panduan lokal yang berwenang
Mulailah dari regulator atau sumber pemerintah untuk yurisdiksi dan sektor terkait. Di tempat kerja, ikuti penasihat dan kebijakan yang disetujui. Untuk situasi berisiko tinggi, diperselisihkan, atau lintas negara, dapatkan nasihat hukum yang memenuhi kualifikasi sebelum merekam.
Pengaturan perangkat lunak tidak dapat mengubah perekaman yang dilarang menjadi diizinkan. Jika persoalan belum terselesaikan, hentikan perekaman.
Hanya informasi umum
Panduan ini membantu mengidentifikasi pertanyaan. Panduan ini tidak menentukan hukum bagi perekaman tertentu dan tidak menggantikan nasihat profesional yang memenuhi kualifikasi.