Identifique toda a situação
Liste a localização de todos os participantes e indique se a interação é uma chamada telefônica, uma reunião por vídeo, uma conversa presencial, um contato de atendimento ao cliente, uma discussão no trabalho, uma entrevista, uma aula, uma sessão de saúde ou outra situação. Registre quem operará a gravação, quem controla a organização e onde a gravação será armazenada e usada.
Uma regra aplicável à interceptação de uma chamada pode não responder a questões de privacidade, emprego, dever profissional, confidencialidade, proteção de dados ou admissibilidade. Reuniões internacionais podem envolver mais de um regime jurídico.
Garanta que a permissão seja informada e visível
Explique que haverá gravação e processamento automático, a finalidade, quem poderá acessar os arquivos gerados, o período de retenção previsto e se eles poderão ser compartilhados. Obtenha o consentimento na forma exigida pelo contexto e ofereça uma alternativa razoável quando a política ou a lei assim determinar. Avise também quem entrar depois do início.
Um ícone da plataforma, um aviso sonoro do software ou uma notificação por escrito no calendário podem ajudar a informar, mas não se deve presumir que sejam suficientes em todos os lugares. O silêncio não é uma estratégia de consentimento segura e universal.
Grave menos e mantenha por menos tempo
Pause antes de uma conversa sem relação com o assunto ou que envolva conteúdo sensível. Evite capturar dados de pagamento, senhas, conversas paralelas privadas, telas de clientes ou detalhes médicos e jurídicos que ultrapassem a finalidade acordada. Restrinja o acesso à gravação e à transcrição às pessoas que realmente precisam delas.
Defina uma data de exclusão, considere as cópias e os backups e ofereça às pessoas uma forma simples de apontar erros nas notas ou transcrições. Resumos gerados podem conter imprecisões e não devem se tornar registros oficiais sem que ninguém perceba.
Consulte orientações locais oficiais
Comece pelo órgão regulador ou pela fonte governamental da jurisdição e do setor em questão. No ambiente de trabalho, siga a assessoria jurídica e as políticas aprovadas. Em situações de alto risco, contestadas ou internacionais, obtenha orientação jurídica qualificada antes de gravar.
As configurações de um software não podem transformar uma gravação não permitida em uma gravação permitida. Se a questão continuar sem solução, interrompa a captura.
Somente informações gerais
Este guia ajuda a identificar questões. Ele não determina a legislação aplicável a uma gravação específica nem substitui a orientação de um profissional qualificado.