确认完整情形
列出每位参与者所在地点,以及互动属于电话、视频会议、面对面交谈、客户服务联系、工作讨论、访谈、课堂、医疗会诊还是其他情形。注明由谁操作录音、谁控制相关组织,以及录音将在哪里存储和使用。
有关截取通话的规则不一定能回答隐私、雇佣、职业义务、保密、数据保护或证据可采性问题。跨境会议可能涉及多个法律制度。
确保知情同意清晰可见
说明将进行录音和自动处理、录音目的、谁能访问相关材料、预计保留期限,以及是否可能分享。按具体情境要求的形式取得同意;如果政策或法律要求,还应提供合理替代方案。有人迟到加入时也要告知。
平台图标、软件提示音或书面日历通知可以帮助履行告知义务,但不应假定它们在所有地方都已足够。沉默并不是普遍安全的同意方式。
少录制,少保留
进入无关或敏感话题前暂停录音。避免录入超出约定目的的支付数据、密码、私人旁谈、客户屏幕,或健康和法律详情。仅允许确有需要的人员访问录音和转录稿。
设定删除日期,将副本和备份纳入考虑,并提供简单方式让相关人员指出笔记或转录稿中的错误。生成的摘要可能不准确,不应在无人审核的情况下成为正式记录。
使用当地权威指南
从相关司法管辖区和行业的监管机构或政府来源开始。工作场所情形应遵循经批准的法律意见和政策。对于高风险、有争议或跨境的情形,请在录音前取得合格法律建议。
软件设置无法把不被允许的录音变成被允许的录音。如仍有疑问,请停止录制。
仅供一般参考
本指南旨在帮助识别需要考虑的问题,不会判定某次具体录音适用的法律,也不能替代合格专业人士的建议。
