Визначте всі обставини
Перелічіть місце перебування кожного учасника й тип взаємодії: телефонний дзвінок, відеозустріч, особиста розмова, звернення до служби підтримки, робоче обговорення, інтерв’ю, заняття, медична консультація чи інша ситуація. Занотуйте, хто здійснюватиме запис, хто контролює організацію та де запис зберігатиметься й використовуватиметься.
Правило про перехоплення дзвінка може не відповідати на питання конфіденційності, трудових відносин, професійних обов’язків, захисту даних або допустимості доказів. До міжнародних зустрічей можуть застосовуватися кілька правових режимів.
Зробіть згоду поінформованою й помітною
Поясніть, що відбуватимуться записування й автоматизована обробка, їхню мету, коло осіб із доступом до матеріалів, запланований строк зберігання й можливість поширення. Отримайте згоду у формі, потрібній для конкретної ситуації, і запропонуйте розумну альтернативу, якщо цього вимагають політика чи закон. Повідомляйте тих, хто приєднався пізніше.
Піктограма платформи, звуковий сигнал програми чи письмове повідомлення в календарі можуть доповнювати сповіщення, але не слід вважати їх достатніми всюди. Мовчання не є універсально безпечним способом отримання згоди.
Записуйте менше й зберігайте недовго
Призупиняйте запис перед стороннім або чутливим обговоренням. Не записуйте платіжні дані, паролі, приватні паралельні розмови, екрани клієнтів, а також медичні чи юридичні відомості поза погодженою метою. Надавайте доступ до запису й транскрипту лише тим, кому вони потрібні.
Установіть дату видалення, врахуйте копії й резервні копії та надайте людям простий спосіб повідомити про помилки в нотатках або транскриптах. Створені підсумки можуть бути неточними й не повинні непомітно ставати офіційними документами.
Використовуйте авторитетні місцеві рекомендації
Почніть із матеріалів регулятора або державного органу відповідної юрисдикції й галузі. На робочому місці дотримуйтеся затверджених юридичних рекомендацій і політики. У ситуаціях із високим ризиком, спором або кількома юрисдикціями отримайте кваліфіковану юридичну консультацію до записування.
Налаштування програми не можуть зробити неправомірний запис правомірним. Якщо сумніви не усунуто, зупиніть запис.
Лише загальна інформація
Цей посібник допомагає визначити запитання. Він не встановлює норми права для конкретного запису й не замінює консультації кваліфікованого фахівця.