Durumun tamamını belirleyin
Tüm katılımcıların konumlarını ve etkileşimin telefon araması, görüntülü toplantı, yüz yüze görüşme, müşteri hizmetleri iletişimi, iş yeri görüşmesi, röportaj, ders, sağlık hizmeti oturumu veya başka bir ortam olup olmadığını listeleyin. Kaydı kimin yöneteceğini, kuruluşu kimin denetlediğini ve kaydın nerede saklanıp kullanılacağını not edin.
Bir aramanın dinlenmesine ilişkin kural; gizlilik, istihdam, mesleki görev, sır saklama, veri koruma veya delil kabulü sorularını yanıtlamayabilir. Sınır ötesi toplantılar birden fazla hukuk düzenini ilgilendirebilir.
İzni bilgilendirilmiş ve görünür kılın
Kayıt ve otomatik işleme yapılacağını, amacını, elde edilen materyallere kimlerin erişebileceğini, öngörülen saklama süresini ve bunların paylaşılıp paylaşılmayacağını açıklayın. Bağlamın gerektirdiği biçimde izin alın ve politika ya da yasa gerektiriyorsa makul bir alternatif sunun. Geç katılan kişileri de bilgilendirin.
Platform simgesi, yazılımın sesli uyarısı veya yazılı takvim bildirimi bilgilendirmeyi destekleyebilir ancak her yerde yeterli olduğu varsayılmamalıdır. Sessizlik, evrensel ve güvenli bir izin yöntemi değildir.
Daha az kaydedin ve daha kısa süre saklayın
İlgisiz veya hassas bir görüşmeden önce kaydı duraklatın. Ödeme verilerini, parolaları, özel yan konuşmaları, müşteri ekranlarını veya kararlaştırılan amacı aşan sağlık ve hukuk ayrıntılarını kaydetmekten kaçının. Kayıt ve transkripsiyona erişimi yalnızca ihtiyaç duyan kişilerle sınırlandırın.
Silme tarihi belirleyin, kopyaları ve yedekleri hesaba katın ve insanların not veya transkripsiyonlardaki hataları bildirmesi için basit bir yol sunun. Oluşturulan özetler hatalı olabilir ve sessizce resmî kayda dönüşmemelidir.
Yetkili yerel kılavuzları kullanın
İlgili yargı alanı ve sektör için düzenleyici kurum veya resmî devlet kaynağıyla başlayın. İş yerinde onaylı hukuk danışmanını ve politikayı izleyin. Yüksek riskli, ihtilaflı veya sınır ötesi bir durumda kayıt yapmadan önce yetkin hukuki danışmanlık alın.
Yazılım ayarları, izin verilmeyen bir kaydı izin verilebilir hâle getiremez. Sorun çözülemiyorsa kaydı durdurun.
Yalnızca genel bilgi
Bu kılavuz soruları belirlemeye yardımcı olur. Belirli bir kayıt için geçerli hukuku saptamaz ve yetkin bir uzmanın tavsiyesinin yerini almaz.