เริ่มด้วยไฟล์เสียง WAV, MP3 หรือ M4A
ใช้ไฟล์บันทึกการประชุม บทสัมภาษณ์ บันทึกเสียง การบรรยาย พอดแคสต์ หรือเสียงอื่นที่คุณได้รับอนุญาตให้ประมวลผล เสียงพูดชัดและการบันทึกสะอาดมักให้ข้อความถอดเสียงเริ่มต้นที่ดีกว่าไมโครโฟนอยู่ไกล เสียงรบกวนมาก เสียงแตก หรือหลายคนพูดพร้อมกัน
ไฟล์ยาวจัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อใช้ชื่อที่สื่อความหมายและทราบแหล่งที่มา เก็บต้นฉบับไว้จนกว่าจะตรวจทานข้อความถอดเสียง เพื่อให้ย้อนตรวจถ้อยคำสำคัญได้เสมอ
ถอดเสียงภายในเครื่องพร้อมโครงสร้างที่เป็นประโยชน์
การรู้จำเสียงพูดทำงานบนคอมพิวเตอร์ Windows ข้อความถอดเสียงอาจมีข้อมูลเวลาและป้ายกำกับผู้พูดตามลำดับที่เลือกใช้ได้ เพื่อให้นำทางและตรวจบทสนทนาหลายคนได้ง่ายขึ้น
ป้ายกำกับผู้พูดอธิบายลำดับ เช่น ผู้พูด 1 และผู้พูด 2 โดยไม่ระบุชื่อบุคคล เพิ่มชื่อจริงหลังตรวจแล้วว่าใครเป็นผู้พูดและการระบุชื่อบุคคลนั้นเหมาะกับเอกสารเท่านั้น
แก้ไขครั้งเดียว แล้วใช้ข้อความได้หลายแบบ
แก้ชื่อ ตัวเลข เครื่องหมายวรรคตอน และคำศัพท์สำคัญในข้อความถอดเสียงที่แก้ไขได้ คัดลอกบางช่วงไปยังเอกสาร สร้างบันทึกย่อการประชุมและรายการงาน หรือใช้ข้อมูลเวลาสร้างคำบรรยาย
การถอดเสียงอัตโนมัติเป็นฉบับร่างแรกที่ดี แต่ไม่ทดแทนการฟังเมื่อต้องการถ้อยคำที่แม่นยำ บันทึกด้านกฎหมาย การแพทย์ การเงิน วินัย และเรื่องอื่นที่มีผลสำคัญ ควรผ่านการตรวจเทียบกับเสียงต้นฉบับอย่างตั้งใจ