Mappa ogni operazione e categoria di dati
Elenca contenuto multimediale originale, flusso del microfono, audio temporaneo, trascrizione, indicatori temporali, gruppi di parlanti, riepiloghi, vocabolario, identificatori degli account, dati della licenza, dettagli degli arresti anomali, eventi di analisi, file dei modelli, log e backup. Per ciascun elemento, annota dove viene creato, dove viene inviato, chi può accedervi, perché esiste e quando viene eliminato.
Uno stesso prodotto può avere un motore di trascrizione locale e usare la rete per scaricare i modelli, attivarsi, aggiornarsi, fornire assistenza o offrire una sincronizzazione facoltativa. Le due affermazioni sono compatibili se documentate separatamente; diventano fuorvianti se ridotte a «completamente offline».
Verifica il comportamento, non soltanto l'informativa
Leggi l'informativa sulla privacy e la documentazione tecnica aggiornate del fornitore. Osserva poi un'installazione rappresentativa, il primo avvio, l'acquisizione del modello, la trascrizione, l'esportazione, un periodo di inattività, il controllo degli aggiornamenti, un errore e la disinstallazione. Annota le destinazioni obbligatorie, ciò che non funziona offline e gli eventuali controlli che modificano il traffico.
L'osservazione della rete da sola non può dimostrare il contenuto del traffico crittografato e l'esame del codice sorgente da solo potrebbe non descrivere la configurazione distribuita. Combina le prove e indica i limiti di ogni metodo.
Anche i file locali devono essere protetti
Verifica cartella di salvataggio predefinita, percorso dei file temporanei, salvataggio automatico, Cestino, indicizzazione, miniature, cartelle sincronizzate sul cloud, backup, autorizzazioni per più utenti e pulizia dopo la disinstallazione. Una trascrizione conservata in locale può comunque essere esposta tramite un dispositivo smarrito, un account Windows condiviso, uno strumento di assistenza remota, un programma di sincronizzazione personale o un backup non crittografato.
Usa la crittografia del dispositivo, un account protetto, condivisioni con privilegi minimi, un periodo di conservazione definito e un'eliminazione sicura adeguata alla tecnologia di archiviazione e al rischio. Evita innanzitutto di registrare dati non necessari.
Domande a cui un fornitore deve rispondere chiaramente
L'attività principale funziona dopo aver installato i modelli e scollegato la rete? Quali host vengono contattati e perché? La telemetria è facoltativa? I file multimediali di origine vengono usati per addestrare i modelli? Che cosa resta dopo l'eliminazione o la disinstallazione? Sono inclusi backup e allegati delle segnalazioni di arresto anomalo? I criteri aziendali possono disattivare le funzioni online? Che cosa cambia attivando un'integrazione cloud facoltativa?
Una risposta datata e dettagliata per singola operazione è più duratura di un bollino sulla privacy. Ripeti la verifica dopo gli aggiornamenti rilevanti, perché il flusso dei dati può cambiare con la distribuzione, l'attivazione, la diagnostica e la consegna dei modelli.