Breng elke bewerking en gegevenscategorie in kaart
Maak een lijst van de oorspronkelijke media, microfoonstream, tijdelijke audio, het transcript, tijdstempels, sprekerclusters, samenvattingen, woordenlijsten, account-ID's, licentiegegevens, crashdetails, analysegebeurtenissen, modelbestanden, logboeken en back-ups. Noteer voor elk onderdeel waar het wordt gemaakt, waar het naartoe gaat, wie er toegang toe heeft, waarom het bestaat en wanneer het wordt verwijderd.
Eén product kan een lokale transcriptie-engine hebben en tegelijk internet gebruiken voor modeldownloads, activering, updates, ondersteuning of optionele synchronisatie. Die beweringen zijn verenigbaar wanneer ze afzonderlijk worden gedocumenteerd. Ze worden misleidend wanneer ze worden samengevat als ‘volledig offline’.
Test het gedrag, niet alleen de beleidstekst
Lees de actuele privacyverklaring en technische documentatie van de leverancier. Observeer daarna een representatieve installatie, eerste start, modeldownload, transcriptie, export, periode van inactiviteit, updatecontrole, fout en deïnstallatie. Noteer vereiste bestemmingen, gedrag dat offline mislukt en elke instelling die het verkeer verandert.
Alleen netwerkverkeer observeren bewijst niet wat versleuteld verkeer bevat, en alleen broncode beoordelen beschrijft mogelijk niet de uitgerolde configuratie. Combineer bewijs en benoem de beperkingen van elke methode.
Ook lokale bestanden moeten worden beschermd
Controleer de standaardopslagmap, het pad voor tijdelijke bestanden, automatisch opslaan, de prullenbak, indexering, miniaturen, met de cloud gesynchroniseerde mappen, back-ups, machtigingen voor meerdere gebruikers en opschoning bij deïnstallatie. Een lokaal opgeslagen transcript kan nog steeds worden blootgesteld via een verloren apparaat, gedeeld Windows-account, externe ondersteuningstool, synchronisatieclient voor consumenten of niet-versleutelde back-up.
Gebruik apparaatversleuteling, een beveiligd account, delen volgens het beginsel van minimale bevoegdheden, een vastgestelde bewaartermijn en veilige verwijdering die past bij de opslagtechnologie en het risico. Neem om te beginnen geen gegevens op die je niet nodig hebt.
Vragen die een leverancier duidelijk moet beantwoorden
Kan de kerntaak worden uitgevoerd nadat de modellen zijn geïnstalleerd en de netwerkverbinding is verbroken? Met welke hosts wordt contact gemaakt en waarom? Is telemetrie optioneel? Worden bronmedia gebruikt om modellen te trainen? Wat blijft achter na verwijdering of deïnstallatie? Vallen back-ups en crashbijlagen hieronder? Kan bedrijfsbeleid onlinefuncties uitschakelen? Wat verandert er wanneer een optionele cloudintegratie wordt ingeschakeld?
Een gedateerd antwoord per bewerking blijft bruikbaarder dan een privacylabel. Controleer opnieuw na belangrijke versies, want gegevensstromen kunnen veranderen door verpakking, activering, diagnostiek en modeldistributie.