Mapeie todas as operações e categorias de dados
Liste a mídia original, o fluxo do microfone, o áudio temporário, a transcrição, as marcações de tempo, os agrupamentos de locutores, os resumos, o vocabulário, os identificadores da conta, os dados da licença, os detalhes de falhas, os eventos de análise, os arquivos de modelos, os logs e os backups. Para cada item, registre onde ele é criado, por onde passa, quem pode acessá-lo, por que existe e quando é excluído.
Um único produto pode ter um mecanismo de transcrição local e usar a internet para baixar modelos, ativar a licença, atualizar o software, oferecer suporte ou realizar uma sincronização opcional. Essas afirmações são compatíveis quando documentadas separadamente. Elas se tornam enganosas quando resumidas como “totalmente offline”.
Teste o comportamento, não apenas o texto da política
Leia o aviso de privacidade e a documentação técnica atuais do fornecedor. Depois, observe uma instalação representativa, a primeira execução, a obtenção do modelo, uma transcrição, uma exportação, um período de inatividade, uma verificação de atualização, um erro e a desinstalação. Anote os destinos de rede necessários, o comportamento que falha offline e qualquer controle que altere o tráfego.
A observação da rede, por si só, não comprova o conteúdo do tráfego criptografado, e apenas revisar o código-fonte pode não revelar a configuração implantada. Combine as evidências e declare as limitações de cada método.
Os arquivos locais ainda precisam de proteção
Verifique a pasta padrão de salvamento, o caminho dos arquivos temporários, o salvamento automático, a Lixeira, a indexação, as miniaturas, as pastas sincronizadas com a nuvem, o backup, as permissões para vários usuários e a limpeza feita na desinstalação. Mesmo uma transcrição armazenada localmente pode ser exposta por um dispositivo perdido, uma conta compartilhada do Windows, uma ferramenta de suporte remoto, um cliente de sincronização pessoal ou um backup sem criptografia.
Use criptografia no dispositivo, uma conta protegida, compartilhamento com privilégios mínimos, um período de retenção definido e uma forma de exclusão segura adequada à tecnologia de armazenamento e ao risco. Para começar, evite gravar dados que não sejam necessários.
Perguntas que o fornecedor deve responder com clareza
A tarefa principal funciona depois que os modelos são instalados e a rede é desconectada? Quais hosts são acessados e por quê? A telemetria é opcional? A mídia de origem é usada para treinar modelos? O que permanece após a exclusão ou a desinstalação? Backups e anexos de relatórios de falha estão incluídos? Uma política empresarial pode desativar os recursos online? O que muda quando uma integração opcional com a nuvem é ativada?
Uma resposta datada e detalhada por operação é mais duradoura do que um selo de privacidade. Verifique novamente após lançamentos relevantes, pois o fluxo de dados pode mudar com o empacotamento, a ativação, os diagnósticos e a entrega de modelos.