모든 작업과 데이터 유형을 파악하십시오
원본 미디어, 마이크 스트림, 임시 오디오, 전사문, 타임스탬프, 화자 그룹, 요약, 어휘, 계정 식별자, 라이선스 데이터, 충돌 세부 정보, 분석 이벤트, 모델 파일, 로그, 백업을 목록으로 만드십시오. 각 항목이 생성되는 위치, 이동하는 곳, 접근할 수 있는 사람, 존재 이유, 삭제 시점을 기록하십시오.
하나의 제품에 로컬 전사 엔진과 온라인 모델 다운로드, 활성화, 업데이트, 지원 또는 선택적 동기화 기능이 함께 있을 수 있습니다. 이를 각각 구분해 설명한다면 서로 모순되지 않습니다. 모두 ‘완전한 오프라인’으로 뭉뚱그리면 오해를 일으킵니다.
정책 문구뿐 아니라 실제 동작을 테스트하십시오
공급업체의 최신 개인정보 처리방침과 기술 문서를 읽으십시오. 그런 다음 대표적인 설치, 첫 실행, 모델 다운로드, 전사, 내보내기, 유휴 상태, 업데이트 확인, 오류, 제거 과정을 관찰하십시오. 필수 연결 대상, 오프라인에서 실패하는 동작, 트래픽을 변경하는 제어 기능을 기록하십시오.
네트워크 관찰만으로 암호화된 트래픽의 내용을 입증할 수 없고, 소스 검토만으로 배포된 구성을 모두 설명하지 못할 수 있습니다. 여러 증거를 함께 사용하고 각 방법의 한계를 명시하십시오.
로컬 파일도 보호해야 합니다
기본 저장 디렉터리, 임시 파일 경로, 자동 저장, 휴지통, 인덱싱, 미리 보기 이미지, 클라우드 동기화 폴더, 백업, 다중 사용자 권한, 제거 시 정리 여부를 확인하십시오. 로컬에 저장된 전사문도 분실한 기기, 공유 Windows 계정, 원격 지원 도구, 개인용 동기화 클라이언트 또는 암호화되지 않은 백업을 통해 노출될 수 있습니다.
기기 암호화, 보호된 계정, 최소 권한 공유, 정해진 보존 기간, 저장 기술과 위험에 맞는 안전한 삭제 방법을 사용하십시오. 애초에 필요하지 않은 데이터는 녹음하지 마십시오.
공급업체가 명확히 답해야 할 질문
모델을 설치하고 네트워크 연결을 끊은 뒤에도 핵심 작업을 실행할 수 있습니까? 어떤 호스트에 왜 연결합니까? 원격 측정은 선택 사항입니까? 원본 미디어가 모델 학습에 사용됩니까? 삭제하거나 제거한 뒤 무엇이 남습니까? 백업 및 충돌 첨부 파일도 포함됩니까? 기업 정책으로 온라인 기능을 비활성화할 수 있습니까? 선택적 클라우드 통합을 켜면 무엇이 달라집니까?
날짜와 작업별 세부 정보가 있는 답변은 개인정보 보호 배지보다 오래 유효합니다. 패키징, 활성화, 진단, 모델 제공 방식에 따라 데이터 흐름이 바뀔 수 있으므로 주요 릴리스 후에는 다시 확인하십시오.