重點摘要
- 多數會議工具的隱私風險在於上傳：音訊和逐字稿會傳送給第三方處理。
- 將錄音與轉錄留在PC上，就能把外部處理者完全排除在工作流程之外。
- 請在網路關閉時測試工具，以確認它確實能在本機運作。
- 本機檔案仍須妥善保護：使用合適的Windows帳戶、加密、存放於限制存取的資料夾，並制定刪除程序。
會議工具真正的隱私風險是什麼？
就是上傳和機器人。雲端筆記工具會將會議音訊傳送給第三方進行轉錄，通常也會儲存音訊；機器人型工具則以可見與會者身分加入通話來擷取內容。一般交流或許沒有問題，但機密討論就會因此存放在他人的伺服器上。
這就是部分組織限制這類工具的原因。處理敏感資料的人都應主動決定音訊的去向，而不是接受預設的上傳設定。
全程留在本機的工作流程是什麼樣子？
每個步驟都在您的電腦上進行。您在本機擷取系統與麥克風音訊、在PC上轉錄，並製作筆記，過程中錄音始終不會離開電腦。完整步驟如下。
- 使用本機系統與麥克風錄音來擷取會議，不要使用雲端機器人。
- 在您的PC上轉錄，不要上傳音訊。
- 在網路關閉時轉錄短片，以確認處理是在本機進行。
- 將錄音與逐字稿存放在受保護且限制存取的位置。
- 依照既定時程刪除不再需要的錄音。
| 步驟 | 重要原因 |
|---|---|
| 本機擷取 | 通話中沒有機器人，也不會即時上傳 |
| 本機轉錄 | 音訊絕不傳送給第三方 |
| 飛航模式測試 | 證明工具確實能離線運作 |
| 受保護的儲存空間 | 限制能開啟檔案的人員 |
| 定期刪除 | 縮短敏感資料留存的時間 |
相關內容不讓機器人加入通話也能錄製會議
本機處理並非全部，檔案該怎麼辦？
不將音訊上傳雲端，可在傳輸過程中及面對外部供應商時保護資料；但錄音與逐字稿仍存放在您的電腦上，同樣可能十分敏感。請像保護任何機密文件一樣處理：使用適當的Windows帳戶、磁碟加密、限制存取的資料夾，並設定留存期限。
您可以把裝置端處理視為排除最大的暴露風險，也就是上傳；良好的檔案管理習慣則保護其餘資料。私人轉錄的詳細頁面會說明這兩方面。
常見問題
如何錄製會議而不將內容傳到雲端？
在本機擷取系統與麥克風音訊，並在PC上轉錄；不要使用會上傳對話的雲端筆記工具或機器人。如此一來，錄音就會留在您的電腦上。
如何確認工具沒有上傳我的音訊？
關閉網路後轉錄一段短音訊。若仍能運作，代表處理在本機進行；若無法運作，音訊就是被傳送到其他地方。
本機錄音會自動受到妥善保護嗎？
不會。將錄音排除在雲端之外可消除最大的暴露風險，但PC上的檔案仍需要受保護的帳戶、加密、存取限制和刪除程序。
為什麼有些組織會封鎖會議筆記工具？
因為雲端筆記工具會將對話上傳給第三方，而機器人型工具會在未受邀時加入通話；兩者都會讓敏感討論產生機密性與同意方面的疑慮。
所有內容留在本機，仍能取得摘要嗎？
可以。先在本機轉錄，再把逐字稿文字貼到AI助理中製作摘要。只有您選擇貼上的文字會離開電腦。