要点
- 多くの会議ツールで最大のプライバシーリスクはアップロードです。音声と文字起こしが処理のために第三者へ送信されます。
- 録音と文字起こしをPC上で行えば、その外部処理業者をワークフローから完全に除外できます。
- ツールをネットワークなしでテストし、本当にローカルで動作することを確認してください。
- ローカルファイルにも適切なWindowsアカウント、暗号化、アクセス制限付きフォルダー、削除手順が必要です。
会議ツールの本当のプライバシーリスクは？
アップロードとボットです。クラウド型メモツールは会議音声を文字起こしや保存のため第三者へ送信し、ボット型のツールは録音のため目に見える参加者として通話へ加わります。通常の打ち合わせなら問題ない場合もありますが、機密性の高い会話は他社のサーバーに置かれることになります。
そのため、これらのツールを制限する組織があります。機密情報を扱う人は、アップロードする初期設定をそのまま受け入れず、音声の送信先を意識して決める必要があります。
完全ローカルのワークフローとは？
すべての手順を自分のPC上で行います。システム音声とマイク音声をローカルで録音し、PCで文字起こしして、録音を一度もPC外へ出さずにメモを作成します。以下がその全チェックリストです。
- クラウドボットではなく、システム音声とマイク音声をローカルで録音する。
- 音声をアップロードせず、PC上で文字起こしする。
- ネットワークを切った状態でクリップを文字起こしし、ローカル動作を確認する。
- 録音と文字起こしを保護されたアクセス制限付きの場所へ保存する。
- 不要になった録音を決めたスケジュールで削除する。
| 手順 | 重要な理由 |
|---|---|
| ローカル録音 | 通話にボットが入らず、リアルタイム送信もない |
| ローカル文字起こし | 音声が第三者へ送信されない |
| 機内モードでのテスト | ツールが本当にオフラインで動くことを確認できる |
| 保護された保存先 | ファイルを開ける人を制限できる |
| 定期的な削除 | 機密資料が存在する期間を短くできる |
ローカル処理だけで十分ですか？ファイルはどう扱うべきですか？
音声をクラウドへ送らなければ、送信中や外部業者から保護できます。ただし、録音と文字起こしはPC上に残り、そこでも同じように機密性があります。適切なWindowsアカウント、ディスク暗号化、アクセス制限付きフォルダー、保存期限など、機密文書と同じ注意が必要です。
デバイス上の処理は最大の露出要因であるアップロードをなくし、適切なファイル管理は残ったデータを守るものと考えてください。非公開の文字起こしに関する詳しいページでは、両方を扱っています。
よくある質問
クラウドへ送らずに会議を録音するには？
会話をアップロードするクラウド型メモツールやボットではなく、システム音声とマイク音声をローカルで録音し、PC上で文字起こしします。録音は自分のPCに残ります。
ツールが音声をアップロードしていないと確認するには？
ネットワークを切って短いクリップを文字起こししてください。それでも動けば処理はローカルです。失敗するなら、音声はどこかへ送信されていました。
ローカル録音なら自動的に安全ですか？
いいえ。クラウドへ送らなければ最大の露出要因は除けますが、PC上のファイルには保護されたアカウント、暗号化、アクセス制限、削除手順が必要です。
会議メモツールを禁止する組織があるのはなぜですか？
クラウド型メモツールは会話を第三者へアップロードし、ボット型ツールは招待されていないのに通話へ参加するためです。どちらも機密性の高い会話では、守秘義務と同意に関する懸念を生みます。
すべてローカルでも要約を作れますか？
はい。ローカルで文字起こしし、そのテキストをアシスタントへ貼り付けて要約させます。PC外へ出るのは、自分で貼り付けたテキストだけです。